Hoe kan ik berichten in Outlook automatisch archiveren?

Wat is eigenlijk archiveren in Outlook en waarom zou je dat doen?

Met het archiveren van e-mails verplaats je e-mails van je huidige mailbox naar een lokaal archiefbestand. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn om de hoeveelheid e-mail die je op de server hebt staan onder een bepaalde limiet te houden. Afhankelijk van je instellingen in outlook kan de hoeveelheid mail die je op de server laat staan snel toenemen. Wanneer je IMAP als instelling gebruikt dan laat je alle e-mail op de server staan en gebruik je het mailprogramma om hierin te kijken. Voor de snelheid heeft je programma wel een lokale schaduwkopie maar dit is niet hetzelfde als het archiefbestand of een lokaal bestand wat je zelf hebt aangemaakt.

Waar vindt ik het lokal archiefbestand terug?

Als je de optie automatisch archiveren aanzet dan zal het programma een bstand aanmaken in deze locatie :
C:\Users\<gebruikersnaam>\Documents\Outlook-bestanden\

Als dit bestand nog niet bestond zal het ook worden aangemaakt als je voor de eerste keer klikt op archiveren van bijvoorbeeld een individueel mailtje.

Nadat je dit gedaan hebt verschijnt er mogelijk deze melding :

Klik dan op "Archiefmap maken". Het archiefbestand zal worden aangemaakt, het mailtje zal hierin worden opgeslagen en verdwijnen uit je inbox.

Instellingen voor Autoarchiveren

Wanneer je de standaardinstellingen wilt aanpassen voor het archiveren dan ga je naar "Bestand > Opties". In het venster wat je dan te zien krijgt klik je in het linker deel van het venster op "Geavanceerd" en dan op "Instellingen voor AutoArchiveren".

Hier vindt je opties voor de frequentie van het archiveren, of er items verwijderd of ge-archiveerd moeten worden en in welke map.

Je kunt overigens meerdere bestanden maken om zo verschillende instellingen te kunnen toepassen.