Veelgestelde vragen over e-mail en mailinstellingen

Wanneer je Apple apparaten gebruikt voor e-mail dan kan het voorkomen dat je IP adres geblokkeerd raakt door de servers firewall. De oorzaak ligt in het feit dat Apple soms poort 585 gebruikt wat nogal ongebruikelijk is.

Omdat de beveiligingssoftware het gebruik van ongebruikelijke poorten bewaakt zal hij dan waarschijnlijk ook ingrijpen en na een aantal pogingen je IP adres blokkeren.

Oplossing:
Gebruik voor het mailen de poorten die door je hostingprovider worden geadviseerd.

Soms komt het voor dat je een foutmelding  krijgt bij het verzenden van mail. De foutmelding ‘550 the content of this message looked like spam’ geeft aan dat het verzonden bericht niet kan worden afgeleverd. In dit artikel leggen wij je uit waarom je deze foutmelding krijgt en hoe je dit op kunt lossen.

De reden dat je deze melding krijgt, komt doordat de e-mail niet afgeleverd kan worden en dat de inkomende server een spamfilter heeft die de e-mail als SPAM classificeerd. En dat gebeurt niet zonder reden.

Op de inkomende mailserver worden alle mails door het spamfilter bekeken en beoordeelt. Elke mail krijgt punten, hoe meer punten des te meer kans is er dat de mail als spam wordt beoordeeld. De punten worden toegekend door een bepaald algoritme, er wordt bijvoorbeeld gekeken naar:

• staat de verzonden mailserver op een blacklist?
• komt de naam van de mailserver overeen met de naam van de afzender?
• bevat de inhoud van de e-mail mogelijk schadelijke content of bevat de bijlage mogelijk malware?
• staat er in de content van de e-mail bepaalde woorden die op spam duiden of staan er linkjes in die verwijzen naar (phishing) sites die op een blacklist staan?

Het gebruikte algoritme is erg precies en gebaseerd op miljoenen andere mails die reeds verwerkt zijn.

Als de puntenscore van een bericht een bepaalde drempelwaarde overstijgt, dan krijgt het bericht de classificatie SPAM. Om de afzender te informeren, krijgt deze de zogenaamde 550 foutmelding. De afzender weet dan dat zijn mail niet afgeleverd kon worden.

Overkomt jouw dit, dan dien je je mail en een aantal instellingen eens na te lopen.

Controleer instellingen SMTP server

De SMTP server is de server die je mail verstuurd, deze stel je apart in in je mailprogramma. Bij de instellingen staat onder andere de optie “This server requires authentication” (of iets wat daar op lijkt). In veel gevallen vereist de SMTP server dit ook dus moet je dit aanvinken.

Controleer de inhoud van je bericht

Controleer je e-mail bericht of je geen 'foute' woorden bevat of linkjes naar sites die op een blacklist staan.
Indien je een bijlage verstuurd die mogelijk tekst of linkjes bevat die op een blacklist staan, en je kunt dit niet per e-mail  versturen, maak dan gebruik van bijvoorbeeld WeTransfer (of een andere dienst)  om de bijlage toch te kunnen verzenden.

Nog steeds een foutmelding?

Blijf je een foutmelding krijgen en kom je er niet uit?  Neem dan contact op met degene die de webhosting regelt en stuur de originele berichtheaders van je mail mee. Aan de hand hiervan kan er gezocht worden naar een oplossing.

Wat is eigenlijk archiveren in Outlook en waarom zou je dat doen?

Met het archiveren van e-mails verplaats je e-mails van je huidige mailbox naar een lokaal archiefbestand. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn om de hoeveelheid e-mail die je op de server hebt staan onder een bepaalde limiet te houden. Afhankelijk van je instellingen in outlook kan de hoeveelheid mail die je op de server laat staan snel toenemen. Wanneer je IMAP als instelling gebruikt dan laat je alle e-mail op de server staan en gebruik je het mailprogramma om hierin te kijken. Voor de snelheid heeft je programma wel een lokale schaduwkopie maar dit is niet hetzelfde als het archiefbestand of een lokaal bestand wat je zelf hebt aangemaakt.

Waar vindt ik het lokal archiefbestand terug?

Als je de optie automatisch archiveren aanzet dan zal het programma een bstand aanmaken in deze locatie :
C:\Users\<gebruikersnaam>\Documents\Outlook-bestanden\

Als dit bestand nog niet bestond zal het ook worden aangemaakt als je voor de eerste keer klikt op archiveren van bijvoorbeeld een individueel mailtje.

Nadat je dit gedaan hebt verschijnt er mogelijk deze melding :

Klik dan op "Archiefmap maken". Het archiefbestand zal worden aangemaakt, het mailtje zal hierin worden opgeslagen en verdwijnen uit je inbox.

Instellingen voor Autoarchiveren

Wanneer je de standaardinstellingen wilt aanpassen voor het archiveren dan ga je naar "Bestand > Opties". In het venster wat je dan te zien krijgt klik je in het linker deel van het venster op "Geavanceerd" en dan op "Instellingen voor AutoArchiveren".

Hier vindt je opties voor de frequentie van het archiveren, of er items verwijderd of ge-archiveerd moeten worden en in welke map.

Je kunt overigens meerdere bestanden maken om zo verschillende instellingen te kunnen toepassen.

Het gebruiken van een offline folder (een folder die alleen op jouw PC staat) kan handig zijn voor het bewaren van e-mail om bijvoorbeeld meer ruimte vrij te maken op de server waar de e-mail staat.

Je kunt zoveel folder maken als je nodig hebt.

Stap 1

Klik met je rechter muisknop op "Local Folders" en kies voor "New Folder"

Geef de folder een naam die je handig vindt.

Stap 2

Je kunt nu eenvoudig mailtjes naar deze folder verslepen maar je kunt ook meerdere mailtjes tegelijk verplaatsen of kopieren.

Selecteer hiervoor de mailtjes die je wilt verplaatsen of kopieren en klik er dan met je rechter muisknop op.

Kies dan voor "Move to > Local Folder > e-mail backup" of de naam die jij voor je folder hebt gekozen.

Waar vindt ik de lokale Thunderbird folder terug?

Ga in Thunderbird naar de lokale folder waarvan je de locatie wilt weten en klik er met je rechtermuisknop op :

In het veld wat je dan te zien krijgt staat het pad naar de folder die je zoekt.

Kopieer dit en plak het in je verkenner zonder het stukje achter "Local Folders"

De bestanden die je in die folder ziet bevatten je mailbestanden. Het is een goed idee om deze regelmatig te backuppen, liefst automatisch.

Om je gegevens op een lokal PC, of ander medium, kan je gebruik maken van een lokaal gegevensbestand (PST).

Je maakt deze aan door in het menu te kiezen voor "Nieuwe items > Meer items > Outlook-gegevensbestand".

Outlook zal dan vragen waar je dit bestand wilt opslaan en welke naam je het wilt geven.

Als je dit gedaan hebt dan verschijnt er in outlook een extra item wat er zo uit kan zien:

Maar naar wens een extra folder aan zodat je eenvoudig kunt zien wat voor mail er in dit bestand zit :

Je kunt nu mailtje hierin opslaan welke dan geen ruimte meer online innemen. Zorg wel dat je hier een backup van maakt "voor het geval dat".

Als je gebruik maakt van e-mail via IMAP dan worden verwijderde mailtjes niet direct van de server afgehaald maar worden ze gemarkeerd voor verwijdering. Ze staan dus nog steeds op de server en nemen daar nog ruimte in. Soms wil je gewoon alle mailtjes uit een folder opruimen, de hieronder beschreven optie kan hierbij behulpzaam zijn.

Wanneer je mails definitief wilt verwijderen dan is er een optie om die map te legen:

Daarna nog even bevestigen en de mails zijn definitief weg.

Het wijzigen van je serverinstellingen zit een klein beetje verborgen dus hebben we een kleine handleiding hiervoor gemaakt.

Om bij de juiste instellingen te komen klik je eerst op "Bestand" of "File" als je de Engelse versie hebt.

Selecteer dan het account waarvan je de instellingen wilt aanpassen (1) en klik op het kleine pijltje onderaan de knop (2).

Klik dan op de serverinstellingen.

Je krijg nu de opties te zien voor de inkomende server.

Je kunt ze ook bekijken voor de uitgaande server.

Bedenk dat je voor verschillende providers ook afwijkende instellingen kunt hebben. Wanneer er iets niet werkt stuur dan screenshots van bovengetoonde instellingen samen met je foutmelding naar je provider zodat ze je kunnen helpen met het oplossen van het probleem. Is vrijwel alle gevallen is het een kleine aanpassing van je instellingen die er voor zorgt dat het niet werkt. Dit komt omdat de eisen voor veilig e-mailen steeds strakker worden.

Iedereen die email gebruikt zal wel eens de melding krijgen dat je mailbox te vol zit en dat er actie genomen moet worden. Je kunt natuurlijk gewoon alles verslepen naar een "offline map" die je dan op je computer bewaart. Je kunt ook iets selectiever te werk gaan en op zoek gaan naar de mails en folders die de meeste ruimte innemen en daarmee aan de slag gaan.

Hoeveel ruimte neemt een folder met emails in beslag?

Om hier snel en eenvoudig een antwoord op te krijgen neem je de volgende stappen:

Zet het tonen van de mappenkolom aan via "Beeld > Vormgeving > Mappenpaneelkolommen".

Je kunt nu enkele extra kolommen zichtbaar maken door op het hele kleine icoontje te klikken wat bovenaan je mappenlijst staat :

De namen spreken voor zich. Als je "Grootte" hebt geselecteerd dan moet je soms even de folder aanklikken om direct te zien hoeveel ruimte hij inneemt.

Als je deze instellingen hebt toegepast dan zie je het aantal mailtjes in de folder en de hoeveelheid ruimte die ze innemen.

Het korte antwoord is ja... maar...

Het is prima als je dit doet van bijvoorbeeld piet@email-instellen.nl naar peter@email-instellen.nl Maar zodra je dit wilt doen naar een ander domein is dit geen goed idee.

Lees meer over het doorsturen van e-mail en waarom dit extra aandacht vereist.

Wanneer je in Joomla wilt mailen via de SMTP van Gmail/Google dan kan het zijn dat je een melding krijgt "Could not authenticate"

De kans is groot dat je recent in Google Tweestaps verificatie hebt aangezet.
Er vanuit gaande dat je alle instellingen gecontroleerd hebt voor het mailen in Joomla via SMTP is de oplossing in dit geval het aanmaken van een zogenaamd Applicatie Password (App wachtwoord) in Gmail.

Aanmaken App wachtwoord staat uitgelegd in deze instructie.

Het wachtwoord wat je hiermee verkrijgt moet je instellen in de smtp gegevens in je Joomla site.

Klik altijd nog even op de knop onderaan om een test mail te versturen.

Wanneer je in Joomla wilt mailen via SMTP en je maakt gebruik van Microsoft 365 (Office 365) dan kan het zijn dat je een melding krijgt "Could not authenticate"

Er vanuit gaande dat je alle instellingen gecontroleerd hebt voor het mailen in Joomla via SMTP, kan je eens kijken naar de instellingen in Microsoft 365 want sinds april 2020 zijn er een aantal belangrijke instellingen gewijzigd voor nieuwe accounts in Office365.

In je Joomla logfile (deze bestanden vindt je in: administrator/logs) kan je meldingen zien die hierop lijken:

mail Error in Mail API: SMTP INBOUND: "535 5.7.139 Authentication unsuccessful, the request did not meet the criteria to be authenticated successfully. Contact your administrator.

Als je niks ziet dan moet je mogelijk je logging nog aanpassen, deze instellingen vindt je terug in de Algemene configuratie op het logging tabblad.

Exchange Online / Microsoft 365 / Office365

Als je een beheerder bent of je wilt iets laten aanpassen in Office365 dan is dit artikel mogelijk behulpzaam : https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/securing-authenticated-smtp-in-exchange-online/ba-p/1293154

Het komt er dus op neer dat er een standaard instelling is gewijzigd waardoor je bovenstaande foutmelding krijgt.

Voor de liefhebbers een leuke discussie in het forum : https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/all/office-365-smtp-authentication-failing-even-with/4e2dcfc4-2626-4c3b-a945-9ff1b3404539?page=2

Een andere tip is nog om 2FA voor SMTP uit te zetten als je Office 365 gebruikt om je mail te verzenden.

Het is voor alle e-mail die je verstuurd belangrijk dat die veilig wordt verstuurd. Dit kan je doen door gebruik te maken van zogenaamde versleuteling (ook wel encryptie genoemd) tijdens het versturen maar ook tijdens het ontvangen. Hiermee voorkom je dat email die wordt onderschept kan worden gelezen door andere partijen.

Je kunt of de inhoud van de e-mail of het versturen van e-mail versleutelen. In deze uitleg gaat het om het versleutelen van het versturen van de e-mail middels het transferprotocol SSL of TLS. TLS (Transport Layer Security) is beter bekend als SSL (Secure Socket Layer) wat de oude benaming is.

SSL, TLS en STARTTLS, wat zijn de verschillen?

SSL is niet nieuw, het bestaat al sinds ongeveer 1994 waarbij versie 1.0 nooit op de markt is verschenen en versie 2.0 snel werd vervangen door versie 3.0 vanwege zwakheden in de cryptografie. Inmiddels moet sinds 2014 ook versie 3.0 als onveilig worden beschouwd.

TLS wordt ontwikkeld sinds 1999 en is vanaf 2018 aanbeland bij versie 1.3. TLS is gebaseed op Secure Socket Layer (SSL). TLS is ook op vele fronten veiliger dan SSL en heeft dan ook de voorkeur.

Waar moet je op letten?

Het is in ieder geval belangrijk dat je bij voorkeur STARTTLS gebruikt als versleutelingsmethode en je e-mail niet onbeveiligd verstuurt of ontvangt. Let er ook op dat je een up-to-date mailprogramma gebruikt want als deze te oud is dan ondersteund hij niet de recente versies van beveiligen. Dit kan een probleem worden waardoor je e-mail soms niet aankomt of mogelijk wordt teruggestuurd.

Een overzicht (niet 100% compleet) ter inspiratie:

Een blacklist (= zwarte lijst) is een lijst met IP-adressen of e-mailadressen/servers die spam versturen. Deze list wordt bijgehouden op de mailserver.
De mail die afkomstg is van deze servers wordt altijd als spam gezien en wordt niet geaccepteerd.

Dit in tegenstelling tot een whitelist.  E-mail die afkomstig is van servers die op een whitelist staan wordt wel geaccepteerd.

Maakt jouw hoster gebruik van een blacklist?

Waarschijnlijk wel, maar vraag het even na voor de zekerheid.

Een whitelist (= witte lijst) is een lijst met IP-adressen of e-mailadressen/servers die op de mailserver wordt geraadplaagd of de mail die wordt verzonden valide is. De mail die verzonden wordt vanaf de servers die in de whitelist staan wordt altijd geaccepteerd.

Dit in tegenstelling tot een blacklist.  E-mail die afkomstig is van servers die op een blacklist staan wordt niet geaccepteerd.

Maakt jouw hoster gebruik van een whitelist?

Waarschijnlijk wel, maar vraag het even na voor de zekerheid.

Greylisting is een effectieve manier om spam mail tegen te gaan. Eke mail die binnen komt op de mailserver wordt gecontroleerd en daarna bepaald of de afzender betrouwbaar is of niet om een afweging te maken of de mail wel of niet als spam te markeren. Vaak worden mails met een correct SPF record en veel grote mailproviders automatisch ge-whitelist.

Als je hoster gebruik maakt van whitelisting en blacklisting dan zal waarschijjnlijk ook greylisting actief zijn. Om dit begrip goed te begrijpen, zal ik het uitleggen.

Een mail die wordt verzonden vanaf een uitgaande mailserver komt binnen op een inkomende mailserver. Maar voordat dit daadwerkelijk gebeurd, zal de uitgaande mailserver zich voorstellen aan de inkomende mailserver, een soort 'handshake'. Tevens zal de uitgaande mailserver zichzelf voorstellen en  aangeven dat hij een e-mail heeft, hoe groot dat mail bericht is, of er een bijlage bij zit en wie de afzender (e-mailadres) is.

De inkomende mailserver verwerkt de gevens en bepaalt wat hij met de mail gaat doen:

• Staat de inkomende mailserver op de blacklist, dan wordt de mail geweigerd.
• Staat de inkomende mailserver op de whitelist (witte lijst) dan wordt die mailserver vertrouwd en zal de mail verder gecheckt worden op spam-kenmerken. DIt is dus vaak het geval voor grote mail providers als Microsoft, Google, Apple etc.
• Greylisting zit er tussen in. Als de uitgaande mailserver niet op één van beide lijsten staat, wordt het gezien als een onbekende server. De inkomende mailserver zal nu checken of de afzender van de mail overeenkomt met de naam van de mailserver. Als deze niet met elkaar overeenkomen, dan wordt de mail tijdelijk op de greylist geplaatst.

Vervolgens wordt er door de inkomende mailserver een bericht terug gestuurd naar de uitgaande mailserver dat de mail niet kon worden afgeleverd.

Een gezonde (en valide) mailserver die dit bericht krijgt, zal dit bewaren en na verloop van tijd (half uur) nogmaals een poging wagen of de mail dan wel afgeleverd kan worden. DIt zit standaard in het hele mailprotocol, ook omdat een ontvangende mailserver tijdelijk even vol kan zijn, een storing kan hebben, of iets dergelijks.

Een server die spam verstuurd, heeft helemaal geen tijd en capaciteit om die berichten op te slaan en later nog eens te mailen, die wil maar één ding, achter elkaar zoveel mogelijk mail afleveren. Het bijhouden van afgewezen mail zal anders in een wachtrij komen te staan die dan snel vol zal lopen, en daar zit een server die is opgezet om te spammen, niet op te wachten.

Op deze manier worden gezonde en ongezonde mailservers van elkaar gescheiden. De gezonde mailserver zal (geheel automatisch) een 2e poging wagen en dan zal de inkomende mailserver dat herkennen en de mail alsnog binnen laten.

Zowel POP3 (Post Office Protocol) als IMAP (Internet Message Access Protocol) zijn zogenaamde protocollen om e-mail binnen te halen.

Het is gebruikelijk dat je bij het binnenhalen van e-mail met POP de mailtjes allemaal ophaalt van de server en op je PC opslaat. Als dit gedaan is worden de mailtje van de server verwijderd. Soms direct maar vaak ook pas na bijvoorbeeld 1 of 2 weken.

Het gebruik van POP3 is prima als je de mail niet met meerdere personen moet delen op verschillende apparaten. Een probleem bij het gebruik kan zijn dat hij alleen de "inbox" folder binnenhaalt en niet de spam folder. Het kan dan voorkomen dat je mailtjes gaat missen die, al dan niet terecht, in de spamfolder terecht zijn gekomen. Om deze te kunnen zien zou je dan met webmail moeten inloggen in deze mailbox om ze alsnog te kunnen zien.

Wanneer je de mail wel met meerdere personen wilt lezen dan kan het handiger zijn om gebruik te maken van het IMAP protocol waarbij de mail op de server blijft staan. Op die manier kunnen meerdere mensen of apparaten naar dezelfde mail kijken omdat deze niet van de server verwijderd wordt na het lezen ervan. Dit gebeurd pas wanneer de mail expliciet van de server wordt verwijderd.

Een ander voordeel is dat je wel alle folders kunt zien zoals de spam folder of soms de junk folder.

Om je mail goed te kunnen instellen moet je beschikken over de volgende gegevens :

• een gebruikersnaam en wachtwoord
• de servernamen voor de uitgaande (SMTP) server
• de servernamen voor de inkomende (POP3 of IMAP) server
• de inkomende serverpoort die gebruikt wordt (995 voor POP3 en 993 bij IMAP of 143 met STARTTLS)
• de uitgaande serverpoort die gebruikt wordt (465 bij SSL en 587 bij STARTTLS - voorkeur)

Wanneer je mailprogramma een poort instelt als 25, 26 of 110 dan moet je die aanpassen want die poorten zijn van onbeveiligde verbindingen.

Een aantal instellingen van grote mailproviders op een rijtje voor het gemak.
Deze lijst kan in de loop der tijd veranderen dus als je iets tegenkomt wat niet (meer) werkt dan horen we het graag zodat we het aan kunnen passen.

Wanneer je mailbox te vol zit en je graag wilt weten welke folder er de meeste e-mail bevat dan kan je dit doen op de volgende manier:

Klik met je rechter muisknop op de inbox van het account waarvan je de grootte wilt weten.

Klik daarna op de button "mapgrootte".

Je kunt nu zien in welke folder er de meeste mailtjes zitten zodat je gericht kunt opruimen.

Vergeet niet om na het verwijderen van mailtjes de prullenbak te legen !

De poorten die je in deze tijd gebruikt zijn poorten die horen bij mailen via een veilige verbinding.

* dit is voor ouderen mailclients < windows 8 en bijvoorbeeld ouderen androidversies zoals KitKat en oude iOs systemen.

De poorten die horen bij een onbeveiligde verbinding zijn:

De bovenstaande poorten kan je beter niet gebruiken, liever gebruik je de poorten die via een beveiligde verbinding lopen.